Una dintre cele mai importante obligații pe care o persoană ce exploatează o companie o are este aceea de a păstra, timp de șase ani, documentele justificative privind cheltuielile și veniturile respectivei companii. În plus, este la fel de importantă păstrarea registrelor contabile detaliate pentru aceeași perioadă de timp. Aceste două elemente sunt esențiale atunci când compania dvs. este vizată de o verificare fiscală.
Rolul verificatorului este de a se asigura că ceea ce ați declarat respectă legislația fiscală în vigoare și că toate impozitele și taxele datorate sunt plătite. Când guvernul decide că o verificare este necesară, un agent va comunica cu dvs., prima dată telefonic. Dacă nu vă poate găsi prin telefon, veți primi o scrisoare recomandată prin care sunteți anunțat că trebuie să prezentați documentele pentru verificare.
Există o dată limită până la care trebuie să furnizați aceste documente, însă este posibil să cereți (și să obțineți) un interval de timp suplimentar pentru a le pregăti (dacă, de exemplu, verificarea coincide cu o plecare în vacanță sau o perioadă foarte aglomerată din viața dvs.). Este bine ca documentele cerute să fie bine clasate pentru a evita ca verificarea să pară că nu se mai termină; de obicei o astfel de verificare vine cu destul de mult stres și indispoziție.
Nu este necesar ca verificarea să fie completă. Se întâmplă des ca unei companii sau unui întreprinzător particular să îi fie cerute doar documentele privind conturile de TPS/TVQ, sau conturile de deduceri salariale, sau numai cele de impozit, de exemplu.
Un lucru important este să vă informați contabilul, căci el poate să vă ofere detalii esențiale pe toată durata procesului de verificare. Desigur, există situații în care puteți să răspundeți cerințelor verificării și singur, însă când vine vorba de cunoștințe contabile și fiscale, de întrebări legate de ștatele financiare, declarațiile de impozit etc., doar un contabil poate să clarifice situația. Contabilul poate fi o persoană-resursă și poate chiar să îi asigure verificatorului un birou de lucru în cabinetul său – o modalitate excelentă de a elimina stresul cauzat de o verificare fiscală!
Întrebarea pe care toată lumea și-o pune este: „De ce eu? De ce X, care are o firmă de 20 de ani, nu a avut niciodată vreo verificare iar eu sunt luat la întrebări?”
În general, o companie este vizată dacă: există variații mari în conturile de cheltuieli, un profit prea mic pentru o activitate care în general generează profituri însemnate (cum ar fi sectorul de construcții), operații neobișnuite, unul din clienții dvs. este în verificare și guvernul dorește să vadă dacă ați declarat la venituri ceea ce el a declarat la cheltuieli etc.
Nu uitați că cel mai bun mod de a vă apăra este să aveți registrele contabile la zi și să păstrați documentele care justifică veniturile și în special cheltuielile.
